„Dank der Technik kann ich mich um meine Kunden kümmern. Denn das ist unser Geschäft.“
Frau Apothekerin Michaela Penz hat Ziele und möchte etwas bewegen. Mitten in der Pandemie übernahm sie in Chemnitz zwei alteingesessene Apotheken inklusive Mitarbeitenden sowie Hard- und Softwareausstattung. Im Frühjahr 2023 wurden beide von der Geschäftsstelle Gotha auf die ADG Warenwirtschaft und die ADGKAi umgestellt. Dabei vertraute Michaela Penz auf die Umstellungsbetreuung der ADG. Im Interview schildert sie ihre Erfahrungen.
In der Politik gibt man Persönlichkeiten 100 Tage, bevor die erste Bilanz gezogen wird. 100 Tage nach Einführung Ihres neuen Systems sind vorbei. Was ist Ihr Fazit?
Michaela Penz: Das war eine sehr gute Entscheidung. Weil bei uns – auch aufgrund einer Umstrukturierung – im letzten Jahr viel passiert ist. Die Entscheidung zur Umstellung auf das ADG System hatte ich Mitte letzten Jahres getroffen, wir brauchten es einfach für unsere Arbeitsprozesse. Ich bin sehr froh, dass wir Unterstützung durch die professionellen Mitarbeiter der ADG hatten, die mein Team aufgefangen und abgeholt haben und auch im Nachhinein da waren. Heute redet keiner mehr über den Wechsel – vor drei Monaten war das noch ein Riesenthema. Manche hatten Befürchtungen geäußert, was alles hätte passieren können – heute ist das ein Selbstläufer. Genau das hatte ich prognostiziert.
Ihre Mitarbeitenden sind zufrieden. Was ist mit den Kunden? Wurden Sie angesprochen?
Michaela Penz: Unsere Kunden haben öfter gesagt: „Das sieht jetzt richtig schick aus“. Ich muss allerdings erwähnen, dass die Apotheke bei der Übernahme eine etwas „barocke“ Inneneinrichtung hatte. Im Oktober wurde sie umgebaut – alles schick und neu. Und jetzt stehen da diese weißen, schicken Kassen, die sich toll in das Gesamtbild einfügen. Das macht gleich einen viel moderneren Eindruck.
Was hat Sie am meisten überrascht?
Michaela Penz: Ich war sehr überrascht, wie intuitiv das System ist. Das kannte ich bei den Systemen nicht, die ich früher eingesetzt habe. Da musste man immer in der Anleitung nachlesen. Hier aber klickt man einfach mit der rechten Maustaste und sieht, was man machen kann. Wenn man mal eine Stunde Ruhe hat, kann man sich fast alles selbst beibringen. Das ist so selbsterklärend. Was ich auch super finde ist, dass alle Apps und Untermenüs miteinander verknüpft sind und ich von einem sofort ins nächste springen kann. Beim Vorgänger hat das leider nicht so funktioniert. Heute kann ich zum Beispiel aus der Kundenkarte einzelne Artikel übernehmen und komplett mit dem letzten Verkauf verknüpfen oder mir die Verkäufe anzeigen lassen. Das ist eine enorme Zeitersparnis. Man kann das Programm nutzen, ohne ein anderes schließen zu müssen.
Gibt es eine Lösung, die Sie besonders beeindruckt hat?
Michaela Penz: Ich finde viele Sachen schön. Was mich immer wieder überzeugt, ist der Rezeptscan mit gleichzeitigem Erkennen der Kundenkarte. Bei einem Privatrezept habe ich die Rezeptkopie gleich mit drin. Das ist eine riesige Zeitersparnis, und das ist das, was beim Kunden ankommt. Ich habe viel mehr Zeit für den Kunden und kann mit ihm kommunizieren, was ich sehr wichtig finde. Dass man bei der Rezepteingabe nicht ewig auf dem Rechner „herumhackt“, sondern das Rezept einlegt, man, zwei, drei prüfende Blicke auf den Scanner richtet, und das war´s dann aber auch schon: Man kann mit dem Kunden weiterreden, und der muss sich nicht fragen: Was machen die da eigentlich? Ich finde es sehr schön, dass mir die Technik viel abnimmt und wir uns weiter um den Kunden kümmern können, denn das ist schließlich unser Geschäft.
„Was ich super finde ist, dass alle Apps und Untermenüs miteinander verknüpft sind und ich von einem sofort ins nächste springen kann.
Wie haben Sie die Anbieter ausgewählt?
Michaela Penz: Ich habe keinen theoretischen Auswahlprozess gestartet und Prospekte gewälzt – ich habe den Ansprechpartner der ADG kommen lassen, und dieser hat das System allen Mitarbeitenden vorgestellt. Danach habe ich mit meinen Mitarbeitenden gesprochen und sie entscheiden lassen. Und die waren begeistert, vor allem von den Bereichen Heimversorgung, Rezeptur, Buchhaltung, Verwaltung. Was sie super fanden: Dass sie so einfach auf Funktionen zugreifen können und dass es für sie selbsterklärend und praktikabel ist. Wir haben auch für 14 Tage eine Testkasse erhalten, sodass sich jeder die Zeit nehmen konnte, sich vorab mit dem System auseinanderzusetzen.
Wie haben Sie umgestellt?
Michaela Penz: In der Hauptapotheke haben wir im Februar umgestellt und im März die Filiale. Der ursprüngliche Grund für die versetzte Umstellung war die Personalplanung. Insgesamt habe ich fast 40 Mitarbeitende. Die alle auf einmal in die Schulung zu schicken, war schwierig. Im Nachhinein war die Entscheidung allerdings sehr schlau, weil sich so die ersten Kollegen aus unserer Hauptapotheke einarbeiten und Erfahrungen sammeln konnten – und dann ein super Back-up waren für die Kollegen aus der Filiale. Dieser Zeitabstand hat unglaublich geholfen.
Haben Sie vor der Umstellung gut geschlafen?
Michaela Penz: Ja. Warum denn nicht? Ich denke mir immer: „Was ist das Schlimmste, was mir passieren kann?“ Wenn man ehrlich darüber nachdenkt, ist eine Sache im Nachhinein nie so schlimm, dass man sie nicht beheben könnte. Also bin ich da irgendwie tiefenentspannt. Aber damit bin ich immer gut gefahren.
Wie kommt es an, dass man die ADGKAi völlig unterschiedlich bedienen kann, also mit Tastatur oder per Touch?
Michaela Penz: Wir hatten vorher keinen Touchscreen, und jetzt wird das sehr gerne genutzt. Schön ist auch der schwenkbare Monitor, weil man dem Kunden auch mal etwas zeigen kann. Oft fragt der Kunde im Beratungsgespräch: „Warum eigentlich?“ Da schwenkt man den Bildschirm und erklärt das oder schickt die Info auf den kleinen Monitor.
Das klingt so, als hätte alles bestens geklappt?
Michaela Penz: Dank der Testkasse wussten wir, wie die ADGKAi die Arbeit leichter macht. Und unser altes System, das ich mit der Apotheke übernommen hatte, war, entschuldigen Sie die harte Aussage, eine absolute Vollkatastrophe. Ich musste es aber mit übernehmen. Auch die neuen Mitarbeitenden haben klar gesagt: Das geht gar nicht. Ich habe mich informiert, welche Optionen es gibt, und mich dann für die ADG entschieden. Der Großteil ist super zufrieden. Natürlich gibt es immer auch mal wieder kleine Dinge, die wir aber Schritt für Schritt abarbeiten.
Welche Rolle hat die Umstellungsbetreuung gespielt?
Michaela Penz: Die war mir total wichtig. Man kann bei einem so großen Projekt doch nicht alleine gelassen werden! Als mir gesagt wurde, dass es eine Umstellungsbetreuung und
Nachbetreuungstermine gibt, hat es mir und auch meinen Mitarbeitenden Sicherheit gegeben, dass Menschen vor Ort sind, die sich kümmern. Nach dem Wechsel hatten wir noch vier Wochen lange direkte Ansprechpartner bei der Umstellungsbetreuung und konnten jederzeit die Hotline anrufen.
„Die zeitlich versetzte Einführung war ursprünglich der Mitarbeiterzahl geschuldet. Im Nachhinein war das für die Einführung ein Riesenvorteil.
Haben die vier Wochen gereicht?
Michaela Penz: Wir hatten natürlich ein bisschen Glück, weil wir zusätzlich die zwei Wochen der Filiale mitnutzen konnten. Vier Wochen klingt erst mal lang, und das genügt auch völlig für die meisten Fälle. Aber es gibt einfach Spezialfälle, die man nicht planen kann, die einfach irgendwann auftauchen. Bei der ADG gibt es aber immer Mittel und Wege, sich Informationen einzuholen, wie beispielsweise die Onlinehilfe. Und auch die Menüs haben Hilfefunktionen. So kann man oft selber nachlesen, wie etwas funktioniert.
Was waren die wichtigsten Auswahlkriterien für Sie?
Michaela Penz: Sich im Vorfeld mit dem System vertraut machen zu können und diese persönliche Betreuung. Der Service steht und fällt mit den Mitarbeitern und bei meinen Ansprechpartnern der ADG sind echte Perlen dabei. Ich dachte: Die machen echt den ganzen Tag nichts anderes, sind so bewandert und haben dann noch eine Ruhe und Geduld, mit der sie sich den Dingen widmen. Da hätte ich manchmal schon längst die Nerven verloren.
Das war genau die richtige Mischung aus jung und ein bisschen reifer, aber grundsätzlich mit Esprit, die mich abgeholt hat. Ich bin einfach noch nicht jahrzehntelang im Geschäft und freue mich über Sparringspartner, die mitmachen, und wo man sich gegenseitig geistig befruchten kann. Man weiß: man kommt gemeinsam weiter – das ist eine Geschäftsbeziehung auf Augenhöhe. Man kann sich miteinander austauschen und sagen: „Ich habe mir das so und so vorgestellt“, und dann bekommt man ein konstruktives Feedback: „Nein, das funktioniert so nicht, das können wir aber anders lösen.“ So sind wir konstruktiv an die Dinge herangegangen. Das ist etwas, was mir sehr gut gefällt.
Was kann man vonseiten der ADG besser machen?
Michaela Penz: Also grundsätzlich denke ich, dass es besser wäre, die Umstellungsbetreuung noch zwei, drei Tage länger anzubieten. Manchmal waren noch so ein paar Sachen offen, und es gibt mitunter schüchterne Teammitglieder, die nicht nach vorne drängen, die aber trotzdem ihre Fragen stellen dürfen sollten.
Würden Sie die ADG weiterempfehlen?
Michaela Penz: Auf jeden Fall. Vor allem wegen der Möglichkeit, sich vorher mit dem System vertraut machen zu können. Es steht und fällt aber auch mit den Mitarbeitenden der ADG. Das ist ein Vertrauensverhältnis wie bei unseren Kunden. Und Vertrauen ist kein nachwachsender Rohstoff. Wenn ich das kaputt mache, dann ist das durch.
Frau Penz, herzlichen Dank für das Gespräch.
