„Ich habe vor der Umstellung gut geschlafen. Die ADG war ja da.“
In vielen Aspekten gleicht die Umstellung eines Kassensystems einer Operation am offenen Herzen. Man kann die Vitalfunktionen einer Apotheke nicht einfach abschalten und bei einem Datenverlust droht quasi der Herzinfarkt. Piotr Procyszyn hat die Umstellung in acht Stunden geschafft – und in der Nacht vor der Umstellung gut geschlafen – dank der Umstellungsbetreuung der ADG.
Herr Procyszyn, Sie haben auf ein ADG System umgestellt.
Sie kennen den Spruch „Never change a running System“?
Piotr Procyszyn: Ich habe mit meiner Frau die Apotheke im Oktober 21 übernommen. Das Warenwirtschaftssystem war von einem Fremdanbieter. Aber wir haben schon nach den ersten drei, vier Monaten festgestellt, dass wir mit dem System nicht klarkommen. Ich hatte in meiner letzten Apotheke mit einem ADG System gearbeitet. Also haben wir uns verschiedene Anbieter angesehen: Das beste Angebot kam von der ADG.
Da haben wir uns entschieden: Wir gehen weg vom alten System, kaufen alles neu von der ADG und stellen um. Diese Entscheidung haben wir im Dezember getroffen, die Installation erfolgte im März. Seitdem arbeiten wir reibungslos – fast optimal. Es gibt immer Kleinigkeiten zum Optimieren, außerdem haben wir das System um zwei neue Arbeitsplätze erweitert.
Wie viele Kassen haben Sie jetzt?
Piotr Procyszyn: Wir haben fünf ADGKAi Kassen und zehn Backoffice Arbeitsplätze, von denen sieben mit einer ADGRAYCE B ausgestattet sind. So können wir das große Arbeitsaufkommen im Backoffice wie den Botendienst oder die Heimbelieferung sehr schnell, effizient und fehlerfrei bearbeiten.
Respekt für so viel Wachstum. Gab es keine Corona-Delle?
Piotr Procyszyn: Ehrlich gesagt, nein. Der Lockdown war sicherlich kurz spürbar, aber insgesamt war die Situation ziemlich stabil.
Haben Sie vor dem Wechsel eine Wunschliste oder Benchmarks mit Vorgaben erstellt?
Piotr Procyszyn: Beides. Wobei ich wusste, was das System kann. Und die Beratung durch die ADG beinhaltete Empfehlungen zu Geräten und Lösungen orientiert an der Größe der Apotheke. Ich war daher schnell überzeugt, aber ich wollte mein gesamtes Team in die Entscheidung miteinbeziehen. Das war am Ende einfacher als gedacht. Unser ADG Berater hat vorab eine zweitägige Schulungspräsentation mit dem Team durchgeführt, sodass jeder einen Einblick in das System und die Abläufe erhalten hat.
Haben Sie Ihr Team darüber hinaus auf den Wechsel vorbereitet?
Piotr Procyszyn: Die ADG hat uns ein Testsystem gestellt. Wir haben Gruppen mit je vier Mitarbeitern gebildet und dann konnte jede Kollegin mit der Kasse ein bisschen üben. Inzwischen arbeiten alle im Team gerne mit dem ADG System: Sie finden es logisch, intuitiv und es macht genau das, was man will.
Das Üben mit dem Testsystem war alles?
Piotr Procyszyn: Na ja, ich habe versucht, alles zu erklären und zu zeigen, wie man die Prozesse mit der ADGKAi einfacher führen kann. Wenn man mal erlebt hat, wie schnell die Kasse Rezepte scannt, wie das mit dem Etikettendruck läuft und wie einem das System eigenständig die Informationen gibt, die man täglich braucht, dann ist das mehr als überzeugend. Sicher dauert es anfangs, bis man weiß, wo welche Funktionen hinter welchen Buttons liegen. Aber nach ein paar Monaten haben die Damen gesagt: das war eine gute Entscheidung, das funktioniert toll.
„Das war eine gute Entscheidung, das funktioniert toll.
Haben Sie auch die ADG Umstellungsbetreuung genutzt?
Piotr Procyszyn: Ehrlich gesagt war das ein wichtiger Faktor. Das hat mich so überzeugt. Ich wusste, wie wichtig das für das Team ist. Und die zwei zusätzlichen Schulungstermine vor der Umstellung waren einfach spitze. Die haben viel gebracht. Hinzu kam die vierwöchige Betreuung nach dem Wechsel durch die Umstellungsbetreuung, die war wirklich top. Aber auch der direkte Draht zur Hotline der Umstellungsbetreuung war praktisch, weil am Anfang wirklich viele Fragen und Themen aufgetaucht sind, die man anfangs gar nicht auf dem Schirm hatte. Nach der ersten Woche haben wir schon ziemlich selbstständig gearbeitet.
Wie lange hat die Umstellung gedauert?
Piotr Procyszyn: Die Umstellung hat komplett an einem Samstag stattgefunden! Genau wie wir wollten. Um 12:00 Uhr waren die Mitarbeiter der ADG da, um 13:00 Uhr haben wir die Apotheke geschlossen und umgestellt und nach ca. acht Stunden war alles erledigt. Ich kann nur sagen, dass ich total begeistert war. Ich war überrascht, dass wir das wirklich an einem Tag alles geschafft haben. Und die Jungs der ADG waren toll – das ging so schnell.
„Ich kann nur sagen, dass ich total begeistert war.
Wie schläft man in der Nacht davor?
Piotr Procyszyn: Ehrlich gesagt, habe ich gut geschlafen. Angst hatte ich anfangs, ob die Datensicherung beim alten System klappt. Darum haben wir die Datenübernahme ein paar Monate vorher getestet. Danach war ich schon ein bisschen beruhigt.
Wie haben sich Ihre Mitarbeiterinnen nach der Umstellung im System zurechtgefunden?
Piotr Procyszyn: Es war intuitiv. Wir hatten Mitarbeiterinnen, die hatten wirklich Sorgen und sagten: Das schaffe ich nicht! Ich habe sie beruhigt und erklärt: „Ich kenne das System – das ist logisch, intuitiv und zeigt uns einfach alles. Aber: Man sollte die Fenster, die aufpoppen, auch lesen! Oft ist es anfangs so, dass Mitarbeitende kommen und sagen: „Chef, ich brauche Hilfe.“ Fragt man dann nach, sieht man: Hier ist ein Fenster aufgeploppt – da steht genau drin, was man tun soll.
Welche Hilfen haben Sie zusätzlich zu den Schulungen genutzt: Tutorials in Video-Form?
Piotr Procyszyn: Ich weiß, dass die Mitarbeiterinnen die Videoschulungen in der integrierten Hilfe online gerne genutzt haben. Zusätzlich haben wir die wichtigsten Anleitungen aus der Hilfe online ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt. So kann man direkt nachschauen, z. B. wie eine Retaxierung bei Rezeptur funktioniert. Wenn man das nicht jeden Tag macht, kriegt man auch keine Routine. Dann ist das sehr, sehr hilfreich.
Wie finden Sie den Rezeptscan?
Piotr Procyszyn: Dass das ADG System die Rezeptbilder datenschutzkonform speichert, war ein wichtiger Grund für den Wechsel. Als ich nach der Apothekenübernahme festgestellt hatte, dass das alte System diese Möglichkeit nicht bietet, war das furchtbar. Wenn ein Kunde nach einer Stunde oder einem Tag kommt und was mit dem Rezept klären möchte, dann kann man sich das merken oder hat die Rezepte noch in der Apotheke. Aber nach einem Schichtwechsel? Oder nach mehreren Tagen, wenn die Rezepte schon im Rechenzentrum sind? Mit der Speicherung der Rezeptbilder kann ich dem Kunden, wenn er sich beschwert oder Fragen hat, genau belegen: Das hat der Arzt verordnet – so viele Tabletten, in dieser Packungsgröße, in dieser Dosierung.
Schauen Sie auf die Kennzahlen Ihrer Apotheke?
Piotr Procyszyn: Spezielle Tools oder Programme nutze ich noch nicht, weil ich ehrlich gesagt noch keine Zeit hatte. Aber das ADG System hilft mir schon mit den Grundfunktionen immens. Ich bekomme die Kennzahlen, die ich brauche, um meine eigene Apotheke zu bewerten. Im Reporting und Controlling Center erhalte ich alle Daten wie Rezepte, Kundenzahl, Roherträge usw. Und ich kann Kategorien bilden und mir die Module ansehen: Heimbelieferung, Botendienst; da sehe ich blitzschnell, wo wir stehen. Zum Beispiel kann ich mir Listen erstellen und die Umsätze der Kunden nach Ort und Postleitzahl auswerten. So kann ich gut beurteilen, woher die Kunden kommen und meine Werbung entsprechend planen. Das sind wichtige Kriterien heutzutage.
„Ich bekomme die Kennzahlen, die ich brauche, um meine eigene Apotheke zu bewerten.
Nutzen Sie auch Bestell-Apps?
Piotr Procyszyn: Ja klar. Es gibt Kunden, die bestellen per App und Webshop oder noch immer per Telefon, Fax oder E-Mail. Die meisten Bestellungen gibt es aber in der Offizin.
Gibt es eine Zuteilung der Arbeitsplätze an die verschiedenen Kanäle?
Piotr Procyszyn: Im HV geschieht das nach Auslastung. Im Backoffice können App und Webshop Bestellungen theoretisch von allen Arbeitsplätzen aus bearbeitet werden. Wir haben das aber geregelt: Ein Arbeitsplatz ist für Online- und Faxbestellungen vorgesehen und die Kollegin schaut alle 15 Minuten nach, ob neue Bestellungen eingegangen sind. Außerdem gibt es einen Arbeitsplatz für den Botendienst, einen für die Heimbelieferung und die anderen nutzen wir nach Bedarf.
Wie finden Sie die Übergabemöglichkeit der App- und Webbestellungen zwischen den ADGKAi Kassen?
Piotr Procyszyn: Die funktioniert bestens: Ursprünglich hat eine Bestellung auf allen Systemen geblinkt und theoretisch konnte sich jeder die Bestellung zur Bearbeitung „holen“. Aber das haben wir ausgeschaltet: Die Bestellungen werden im Backoffice aufgerufen und bearbeitet.
„Jetzt steht da eine schöne Kasse, sauber, mit nur zwei Kabel und das war's. Und ja, das Feedback ist sehr positiv.
Noch einmal zurück zum Wechsel: Haben Ihre Kunden die Umstellung bemerkt?
Piotr Procyszyn: Sehen Sie, das hätte ich beinahe vergessen – die Ordnung auf dem HV-Tisch. Vorher standen da ein Rechner und viele separate Geräte: Scanner, Drucker, und und und. Der HV-Tisch war immer voller Kabel und Staub. Jetzt steht da eine schöne Kasse, sauber, mit nur zwei Kabel und das war's. Und ja, das Feedback ist sehr positiv. Viele Kunden haben gesagt: „Das sieht einfach so ordentlich und schön aus“.
Können Sie die ADG empfehlen?
Piotr Procyszyn: Ja. Und wir bleiben bei ADG. Das sind fast Freunde.
Herr Procyszyn, herzlichen Dank für das Gespräch und weiterhin alles Gute.
