„Einfach toll, was man aus so einer Apotheke machen kann!“
Neue Kassensysteme in der Offizin und im Backoffice, ein Kommissionierautomat, digitale Sichtwahl und vieles mehr: Monika Loos hat ihre Virchow-Apotheke in Nürnberg einer Generalüberholung unterzogen. Das war nicht immer einfach, aber nicht zuletzt dank der guten Betreuung durch die ADG ist sie mit dem Ergebnis mehr als zufrieden.
Warum haben Sie sich zu diesem Komplettumbau entschlossen?
Die letzten Veränderungen sind 19 Jahre her und so sind natürlich etliche Dinge angefallen, die nicht mehr zeitgemäß waren: Zum Beispiel hatten wir keine Automatiktüren. Gerade für Eltern mit Kinderwagen, ist das aber unabdingbar. Das andere große Thema war der Kommissionierautomat, um einfach mehr Platz für den HV und die Kunden zu schaffen. Nachdem diese Punkte feststanden, war eigentlich klar, dass wir einen kompletten Umbau machen müssen.
Warum stand die Entscheidung für das ADG Warenwirtschaftssystem schon fest?
Die modernen Scannerkassen haben mich einfach direkt überzeugt: Die Fehlerquote ist niedriger, da der integrierte Rezeptscan die Medikamente einliest, schon einmal zuordnet und gleichzeitig die richtigen Rabattverträge heraussucht. Muss man alles per Hand selbst eintippen, dauert es wesentlich länger: Durch die All-in-One Lösung ist es auch eine Zeitersparnis, die unseren Kunden zugute kommt. Außerdem können Bon und Rezept in einem Vorgang gedruckt werden. Da mein altes Computersystem rückständig war und auch nicht mehr weiterentwickelt wurde, musste ich handeln. Wir haben jetzt das ADG Warenwirtschaftssystem, im Backoffice zweimal die ADGRAYCE B, in der Offizin vier ADGRAYCE T – und zusätzlich noch den Kommissionierautomaten von Gollmann, den das Team übrigens „Miraculix“ getauft hat.
Welche Vorteile hat der Kommissionierautomat für Sie gebracht?
Platzersparnis war natürlich wichtig, damit wir vorne für den HV mehr Raum haben. Und das ist auch echt ein Unterschied: Man bleibt jetzt bei den Kunden und steht sich nicht hinten an den Schubladen gegenseitig im Weg. Stattdessen werden die gewünschten Medikamente direkt in die Offizin geliefert. In dieser freien Zeit kann man weiter mit dem Kunden im Gespräch bleiben. Es ist ein viel ruhigerer Ablauf als es vorher war, und das schlägt sich natürlich auch positiv auf die Beratung nieder. Diese wird zusätzlich durch genügend technische Hilfsmittel im ADG Warenwirtschaftssystem unterstützt: Weiß man beispielsweise die Dosierung nicht, schaut man einfach schnell in der Warenwirtschaft nach. Da muss man nicht mehr umständlich den Beipackzettel aufmachen wie früher. Mit einem Tastenklick zeigt das System die gewünschte Information!
Sie sind ja hier auch in einem Ärztehaus. Da spielt Rezeptmanagement für Sie wahrscheinlich auch eine wichtige Rolle?
Ja, wir haben einen sehr, sehr hohen Rezeptanteil an Umsatz. Da kommt uns Arbeitserleichterung durch das Einscannen der Rezepte zu Gute, das ist großartig. Durch die automatische Ablage hat man sofort ein farbiges Abbild in der Kasse und kann sich dieses jederzeit noch einmal aufrufen. Sollte doch einmal eine Rückfrage kommen, erleichtert das die Arbeit wesentlich. Früher musste man in ein anderes System wechseln, sich mühevoll andere Nummern beschaffen und das war nicht nur umständlich, sondern kostete auch zusätzlich wertvolle Zeit. Zeit, die dann bei der Beratung fehlte. Jetzt können wir dem Kunden das Rezept sofort am Bildschirm noch einmal zeigen – eben aufgrund des Scans. Das ist schon eine tolle Sache!
Wie haben Sie sich und Ihr Team auf die Umstellung vorbereitet?
Anhand einer Demokasse bot die ADG Vorabschulungen an, bei denen wir in kleinen Gruppen die wichtigsten Funktionen üben konnten. Ganz wichtig für uns darauf folgend war, dass wir während des laufenden Betriebs für zwei Tage zwei Berater hatten, die sich wirklich den kompletten Tag vor Ort befanden und bei jedem, der eine Frage hatte, gleich eingesprungen sind. So lernt man am Schnellsten. Da muss ich sagen: Das hat ADG wirklich gut gemacht.
Waren Ihre Ansprechpartner von der ADG auch gut zu kontaktieren?
Die Erreichbarkeit ist auf jeden Fall uneingeschränkt weiterzuempfehlen: Wir bekommen immer sehr schnell Rückrufe und man erreicht fast immer jemanden, der direkt weiterhelfen kann. Das war bei unserem alten Anbieter ein großes Manko: Setzte man sich da mit den Verantwortlichen in Verbindung, hieß es abwarten. Erst nach zwei oder drei Tagen bekam man einen Rückruf. Bei ADG ist das ganz anders: Ich weiß gar nicht mehr, wie häufig wir bei der Geschäftsstelle angerufen haben und in dieser Zeit mit Frau Auerochs eine persönliche Betreuerin hatten, die wirklich immer erreichbar war: Einfach optimal und um 100% besser als vorher. Sie war bei Bedarf sogar immer in einer oder zwei Stunden hier in der Apotheke – das war wirklich gut! Und auch jetzt noch steht uns Frau Auerochs jederzeit bei Fragen zur Verfügung.
Wie lief denn die „heiße Phase“ des Übergangs vom alten auf das neue System?
Wir haben es ja wirklich gut geplant – der Berater der ADG war etliche Male mit den Technikern Herr Kleiner und Herr Harandt da und hat die Installation vorbereitet und alles genau abgesprochen: Wo wir welche und wie viele Kassen benötigen, wo welche Arbeitsplätze hin müssen und so weiter. Auch die Vorabschulung war für die Eingewöhnung absolut wichtig, damit man schon eine Kasse vor Ort hat, sich damit vertraut machen und jedes Mal ein bisschen daran herumspielen kann. So verliert man natürlich auch etwas die Angst davor. Ich habe die Betreuung als sehr, sehr gut empfunden. Es gab wirklich nie eine Situation, wo wir uns verloren vorkamen und uns keiner helfen konnte. Das muss ich ganz ehrlich sagen. Das hat super geklappt. Am Einweisungstag waren sogar zwei ADG Mitarbeiter immer da: Frau Auerochs und Herr Schwarz und zeitweise ein Techniker.
Würden Sie die ADG also empfehlen?
Ich kann sie bis jetzt sowohl vom Betrieb, vom Ablauf und vom System her, aber auch in Bezug auf die Betreuung wirklich empfehlen. Absolut. Wir sind da wirklich zufrieden!
Sie haben auch eine neue Sichtwahl. Warum haben Sie sich dafür entschieden?
Das ist eine Sache, die in Zukunft immer mehr kommen wird. Allerdings bin ich nach wie vor der Meinung, dass diese Komplettsichtwahllösung für die Apotheke nicht geeignet ist: Ich bin schon noch jemand, der die Packung in die Hand nehmen und dem Kunden zeigen will. Aber wir kommen jetzt immer mehr dahin, dass wir im Beratungsgespräch diese Monitore aktiv einsetzen. Es gibt da zum Beispiel die Möglichkeit auf Preisvergleiche hinzuweisen, etwa bei Packungsgrößen, das ist besonders für die Kunden ein relevantes Kriterium. Außerdem wollen wir jetzt Zusatzempfehlungen einbauen. Wenn ein Patient mit Heuschnupfen zu uns kommt, kann man die Sichtwahl mit der Kategorie „Heuschnupfen“ anzeigen und anhand der angezeigten Produkte die Möglichkeiten und Empfehlungen erklären.
Wie sind die Kundenreaktionen auf den Umbau?
Gefühlsmäßig würde ich sagen, dass 99 % sehr positiv überrascht waren. Viele haben gesagt: „Mensch einfach toll, was man aus so einer Apotheke machen kann!“