Kassen-Nachschau in der Apotheke
Im Rahmen der Kassen-Nachschau darf das Finanzamt unangekündigt die Kassenführung prüfen. Darauf sollten Sie vorbereitet sein.
Was ist eine Kassen-Nachschau?
Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Steuer-Kontrollinstrument, bei dem das Finanzamt die Kassenführung bei Betrieben mit Bargeldverkehr überprüfen darf.
Dabei ist es dem Prüfer erlaubt, ohne vorherige Ankündigung, Einsicht in Kassenunterlagen, Belege und weitere Organisationsunterlagen zu verlangen und einen Kassensturz durchzuführen.
Die rechtliche Grundlage dafür bildet das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, mit dem vor allem Steuerbetrug verhindert werden soll.
Das wird bei einer Kassen-Nachschau geprüft
Während einer Kassen-Nachschau wird geprüft prüft, ob alle Einnahmen und Ausgaben der Apotheke korrekt, vollständig und nachvollziehbar erfasst sowie alle gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien eingehalten wurden.
Diese Unterlagen sind vorzulegen:
- Verfahrensdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Betriebsdokumentation
- Anwenderdokumentation
Das wird kontrolliert:
- Die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs
- Die Erfassung sämtlicher Zahlvorgänge im Kassensystem
- Vorlage der Organisationsunterlagen
- Die Kassensturzfähigkeit der Kasse
Bereiten Sie sich auf die Kassen-Nachschau vor
Eine Kassen-Nachschau kann in der Apotheker jederzeit erfolgen. Daher sollten Sie gut vorbereitet sein.
- Machen Sie sich mit den Abläufen und erforderlichen Unterlagen vertraut
Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das Bedienerhandbuch samt Änderungsmitteilungen zu den jeweiligen Softwareversionen sind in Ihrem ADG Warenwirtschaftssystem hinterlegt.
- Holen Sie sich sachkundige Unterstützung bei einem Steuerberater oder Rechtsanwalt ein
Diese können Sie umfassend bei diesem Thema unterstützen.
- Setzen Sie auf sichere und komfortable Systeme
Wir stellen Ihnen die erforderlichen Systeme bereit, wie die Technische Sicherheitseinrichtung zur Erfassung aller Zahlvorgänge im ADG Kassensystem oder ein Internes Kontrollsystem (IKS).
Sicher durch die Kassen-Nachschau
Die Systeme der ADG helfen Ihnen dabei, die erforderlichen Vorgaben einzuhalten.
ADG IKS – Internes Kontrollsystem für Apotheken
Als Teil der Verfahrensdokumentation ist ein Internes Kontrollsystem (IKS) für alle Apotheken verpflichtend. Die ADG hat daher ein Internes Kontrollsystem speziell für Apotheken entwickelt, das zahlreiche Vorteile bietet.
Kassenvorgänge aufzeichnen: TSE
Ein Kassen-Nachschauer darf nach den Aufzeichnungen der Kassenvorgänge verlangen. Die Daten werden mittels Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) gespeichert und lassen sich einfach an den Prüfer aushändigen und digital übertragen.
Fragen und Antworten zur Kassen-Nachschau im ADG Warenwirtschaftssystem
Die nachfolgenden Informationen basieren im Wesentlichen auf dem für ADAS – dem Bundesverband Deutscher Apotheken-Softwarehäuser – erstellten Merkblatt zur Kassen-Nachschau von Herrn Rechtsanwalt und Steuerberater Dr. Bernhard Bellinger. Wir haben diese um die programmtechnischen Details für die korrekte Handhabung Ihres ADG Warenwirtschaftssystems ergänzt.
Hinweis: Da die ADG als Softwarehaus keine Rechts- und Steuerberatung durchführen darf, gelten die Ausführungen als unverbindlich und können sich durch Gesetzgebung und den Erkenntnissen aus Maßnahmen der Finanzverwaltung ändern.
Wir empfehlen Ihnen daher eine sachkundige Beratung beim Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.
Die Kassen-Nachschau durch die Finanzverwaltung ist Bestandteil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen digitaler Grundaufzeichnungen. Das Gesetz ändert die einschlägigen Paragrafen der Abgabenordnung (im Folgenden AO).
Im §146b AO heißt es unter anderem dazu:
Absatz 1
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Öffnungszeiten die Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.
Absatz 2
Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung der Erheblichkeit nach Absatz 1 geboten ist.
Liegen die in Satz 1 genannten Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
Absatz 3
Wenn die bei der Kassen-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden, auf die schriftlich hingewiesen wird.
Die Kassen-Nachschau ist seit dem 1. Januar 2018 zulässig.
Ansprechpartner ist nur der Inhaber der Apotheke. Die AO spricht vom (betroffenen) Steuerpflichtigen bzw. Inhaber. Damit scheiden Mitarbeiter der Apotheke als Ansprechpartner für die konkrete Durchführung der Kassen-Nachschau aus.
Ist der Inhaber der Apotheke nicht anwesend, hat der Kassen-Nachschauer das anwesende Personal aufzufordern, ihn herbeizubitten. Ist dem Inhaber wegen der großen Entfernung oder wegen eines anderweitigen Termins nicht zumutbar, in die Apotheke zu kommen, ist die Kassen-Nachschau abzubrechen.
Dies sollte jedoch nur in berechtigten Ausnahmefällen erfolgen, da der eine oder andere Kassen-Nachschauer geneigt sein wird, direkt eine reguläre Betriebsprüfung zu veranlassen.
Nur der Inhaber, nicht der Filialleiter. Der Filialleiter ist weder betroffener Steuerpflichtiger noch Inhaber, regelmäßig nicht einmal für die wirtschaftliche und kaufmännische Leitung der Filiale zuständig, ja nicht einmal leitender Angestellter, sondern hat nur pharmazeutisch die „persönliche Leitung“. Würde man den Filialleiter bei der Kassen-Nachschau als Auskunfts- und Vorlagepflichtigen adressieren, wäre der Inhaber gezwungen, dem Filialleiter Zugang zu seinen existentiellen, wirtschaftlichen Daten zu gewähren. Das dürfte nicht zumutbar sein.
Das Personal sollte also den Inhaber informieren. Kommt der Inhaber direkt zeitnah in die Apotheke, wird der Prüfer auf ihn warten, andernfalls die Prüfung abbrechen müssen, sofern der Inhaber den Filialleiter nicht (am besten vorab) ausnahmsweise legitimiert, dem Kassen-Nachschauer die angeforderten Informationen zu geben.
Nein, man hat keinen Anspruch auf eine Vertagung der Kassen-Nachschau, außer der Inhaber der Apotheke ist nicht verfügbar (siehe "Wer ist bei der Kassen-Nachschau einer Filiale zuständig?").
Nach dem Gesetzeswortlaut führt die Kassen-Nachschau ein „Amtsträger“ durch. Dazu gehören insbesondere Verwaltungsangestellte im Finanzamt, nicht zwingend Beamte, auch nicht zwingend Außenprüfer. Hilfskräfte bei öffentlichen Aufgaben (zum Beispiel Registratur- und Schreibkräfte) kommen danach als Kassen-Nachschauer aber nicht in Betracht.
Nein, der Kassen-Nachschauer darf auch einen Testkauf durchführen und sich zunächst verdeckt vergewissern, ob der Inhaber der Apotheke anwesend ist.
Ja, er muss einen Dienstausweis und ein Schriftstück des Finanzamtes vorlegen, das ihn zur Kassen-Nachschau im konkreten Fall legitimiert.
Zur geschäftsüblichen Zeit. In der Praxis sind dies die Öffnungszeiten der Apotheke. Wird aufgrund von Notdienst oder anderen Gründen in der geschlossenen Apotheke gearbeitet, ermächtigt dies nicht zur Kassen-Nachschau.
Nein, der Inhaber der Apotheke darf seinen Steuerberater oder Anwalt hinzuziehen. Der Kassen-Nachschauer muss jedoch nicht warten, bis dieser vor Ort ist.
Ja, das Recht bezieht sich allerdings ausschließlich auf Geräte und Typenschilder, nicht auf Personen. Dies ergibt sich entsprechend aus der Rechtslage bei der Umsatzsteuer-Nachschau.
Ja, aber nur für den Bereich, auf den sich die Kassen-Nachschau bezieht.
Der Kassen-Nachschauer darf überprüfen,
- ob das Kassenbuch in der Apotheke korrekt geführt wird,
- ob sämtliche Zahlungsvorgänge über das Kassensystem erfasst werden,
- ob die Organisationsunterlagen vorliegen,
- ob die Kasse kassensturzfähig ist.
Seit 2020 darf der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems geprüft werden. Die Überprüfung der generellen Einhaltung der GoBD ist nur Gegenstand einer Betriebsprüfung und nicht der Kassen-Nachschau.
Das Kassenbuch wird in Ihrem ADG Warenwirtschaftssystem als Tagesabschluss, über alle Kassen mit allen Geschäftsvorgängen, geführt.
Die Korrektheit wird anhand folgender Kriterien vom Kassen-Nachschauer geprüft:
- Zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorgänge und Geldbewegungen,
- Tägliches Zählen der Kassen und Protokollierung von Kassendifferenzen,
- Durchführung eines Tagesabschlusses täglich nach Geschäftsende
Der laufende Geschäftsbetrieb ist kurz zu unterbrechen, zum Bar-Bestand vom Geschäftsschluss des Vortages werden die Bareinnahmen und -ausgaben des laufenden Tages addiert und mit dem Kassen-Ist-Bestand verglichen. Es darf sich bei ordnungsgemäßer Kassenführung nur eine geringe Differenz ergeben aus typischen Kassendifferenzen, die insbesondere durch Wechselgeldtransaktionen entstehen.
Nein, ein Zählprotokoll ist grundsätzlich nicht geschuldet. Nach Aussage renommierter Steuerprüfer ist das Zählprotokoll auf jeden Fall empfehlenswert, da es bei Kassen-Nachschau und Steuerprüfung die Nachvollziehbarkeit erhöht und somit eine Indizwirkung besitzt.
Es sind folgende Unterlagen bei einer Kassen-Nachschau vorzulegen:
Technische Systemdokumentation
- mit Beschreibung der Warenwirtschafts-Soft- und Hardware
- Funktionsweise des Programms
- Datenbankstrukturen und -felder
Betriebsdokumentation
- Datensicherungskonzept
- Protokollierung der Parameter
- Schnittstellen
Anwenderdokumentation
- Bedienerhandbuch
- Programmänderungen
Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das Bedienerhandbuch samt Änderungsmitteilungen zu den
jeweiligen Softwareversionen finden Sie in Ihrem ADG Warenwirtschaftssystem.
S3000
Zum Herunterladen der Dokumente öffnen Sie die S3000 Hilfe Online in Ihrem Warenwirtschaftssystem
über den Button „ADG“ > „ADG – Module“ > „S3000 Hilfe Online“.
Direkt auf der Startseite finden Sie den weiterführenden Link zur Kassen-Nachschau.
A3000
In A3000 finden Sie die Informationen zur Kassen-Nachschau über den Button „Hilfe“ > „Kassenprogramm
(Frontoffice)“. Auf der Startseite finden Sie den weiterführenden Link zur Kassen-Nachschau.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Zu unserer Softwarelösung ADG IKS finden Sie Informationen auf unserer Website.
Die Definition befindet sich in §4 der KassenSichV vom 26. September 2017:
Die digitale Schnittstelle ist ein Baustein der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und beinhaltet die Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport an die Finanzbehörde. Sie stellt eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der nach §146a Absatz 1 AO aufzuzeichnenden Daten in Datenschema und Datenfelderbeschreibung für die Protokollierung und Speicherung sicher.
Die technische Sicherheitseinrichtung wird von ADG fristgerecht und vollumfänglich in Ihr ADG Warenwirtschafts- und Kassensystem integriert. Weitere Informationen erhalten Sie zu gegebener Zeit.
Nein, der Kassen-Nachschauer darf keinen USB-Stick anschließen und Daten abziehen. Bis die digitale Schnittstelle verpflichtend wird, hat der Kassen-Nachschauer nur einen Anspruch darauf, dass ihm die von ihm angeforderten Daten und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sollte dies der Fall sein, so wenden Sie sich bitte an die ADG Hotline 0911 377-391-222.
Nach der AO schuldet grundsätzlich der Apotheker auf seine Kosten die Zurverfügungstellung. Es ist aber davon auszugehen, dass Betriebsprüfer USB-Sticks mitbringen, um nicht in die Lage zu kommen, mangels Speichermedium, Daten nicht mitnehmen zu können.
Nein, es ist davon auszugehen, dass nur die für eine Kassen-Nachschau relevanten Daten von Geschäftsvorgängen zu übergeben sind.
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