Über kaum ein Thema wird in deutschen Unternehmen so intensiv gesprochen wie über den Fachkräftemangel. Ob hochqualifizierte Experten oder Ingenieure in der Industrie, Arbeitskräfte auf dem Bau oder in der Gastronomie und mittlerweile auch in der öffentlichen Apotheke: Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften nimmt immer dramatischere Züge an und führt inzwischen zu deutlich sichtbaren Einschränkungen. Laut Umfragen* fehlen vor allem PTA (50 %), angestellte Apotheker (43 %) und PKA (22 %). Und das ist kein regionales Phänomen, sondern gilt bundesweit – auf dem Land genauso wie in der Stadt. „Langfristig sind die Existenzen der Apotheken gefährdet“, sieht etwa die Apothekerin Katharina Douglas im Branchenfachdienst apotheke adhoc schwarz für die Zukunft.
In der Apotheke steigt der Druck – von unten und von oben
Das Problem ist keineswegs neu. Seit Jahren berichten Apothekenleiter über Schwierigkeiten, die Ausbildungsplätze für PTA und PKA zu besetzen. Und auch die Übernahme einer Apotheke scheint von Jahr zu Jahr an Attraktivität zu verlieren. Fatal ist jetzt jedoch, dass sich ausgerechnet die hervorragende Qualifikation des Apothekenfachpersonals negativ auswirkt für die öffentliche Apotheke. „PTA und Apotheker sind auch im öffentlichen Dienst gefragt – mit Einstiegsgehältern, die je nach Gehaltsgruppe und Erfahrung oft einige hundert Euro höher liegen als in öffentlichen Apotheken. Und auch die Industrie wirkt wie ein Schwamm bei pharmazeutischen Fachkräften – mit zum Teil noch höheren Gehältern lockt sie qualifiziertes Personal – und verschärft damit die Situation in der Apotheke am oberen Rand der Qualifikation.
Den gordischen Knoten durchschlagen
Für das Personal in der Apotheke ist das eine Spirale, die sich immer weiter nach unten dreht. So arbeiten die Apotheken-Teams noch mehr am Limit, weil die Arbeit von immer weniger Kollegen erledigt werden muss. Was wiederum die Unzufriedenheit erhöht und gleichzeitig das Risiko, gerade die Höchstleistenden zu verlieren.
Die Lösung: Entlastung auf drei Ebenen
Doch Geld allein macht einen Job nicht unbedingt attraktiv – und das Geschäft gibt meist schlicht nicht mehr her, „einfach mal so“ 20 Prozent über Tarif zu zahlen. Umso sinnvoller ist es darum, in die Zukunft der Apotheke und die Optimierung der Prozesse innerhalb der Apotheke zu investieren. Und auch in der Zusammenarbeit mit Partnern der Apotheke liegen Potenziale, die Apotheken heute nutzen können. Die Lösungen der ADG folgen dabei einem Dreiklang mit drei Zielen:
1. Steigerung der Effizienz durch die Optimierung von Prozessen.
2. Erhöhung der Produktivität durch organisatorische Verbesserungen.
3. Entlastung durch Einbindung externer Leistungserbringer.
1. Prozessoptimierung: Wenn Systeme rund laufen, müssen Mitarbeiter weniger laufen
Volldigitale Prozesse, die einfach zu bedienen sind, ermöglichen es, die Arbeit innerhalb kürzester Zeit zu erledigen. Zudem ersparen sie Nacharbeiten durch etwaige manuelle Übertragungsfehler.
Betrachten wir nur einmal den Prozess der Medikamentenabgabe. Dass Kunden spätestens seit Corona nicht mehr in den alten Kategorien der Ladenschlusszeiten denken, merkt man bei den Bestellungen. Kunden wollen zu jeder Tages- und Nachtzeit Medikamente bestellen. Der Webshop sorgt dafür, dass sie dies auch können.
Und beim Abholen? Da kann ein Abholautomat genau diesem Kundenbedarf entsprechen – und das Team bei der reinen Ausgabe von z. B. Nachlieferungen unterstützen. Letztlich sorgt es dafür, dass sich eine getätigte Investition rechnet: Wenn Webshop, Apothekensystem und Abholautomat integriert sind, verlängert das die Präsenz der Apotheke nicht nur über die Ladenschlusszeiten; auch während der Mittagspause und in den bekannten Stoßzeiten kurz nach Büroschluss entlastet das System die Mitarbeiter.
Das gleiche Prinzip lässt auf viele andere Prozesse übertragen wie etwa die sortimentsübergreifende Preisanpassung und automatische Auszeichnung über digitale Preisschilder oder die Lager- und Regalpflege per App. Und was erstmal digital an Daten vorliegt, kann per Knopfdruck auch an oder aus Partnersystemen geschickt oder genutzt werden.
2. Organisatorische Verbesserungen: Entlastung durch Routinen
Neben digitalen Systemen entlastet eine effiziente Arbeitsweise. Weiß jeder im Team, was er wann zu erledigen hat, sorgt das für geordnete, routinierte Abläufe, die keine zeitraubenden Abstimmungen oder Nachfragen erzeugen.
Um bei der Planung und Aufgabenverteilung den Überblick zu behalten, können Tools unterstützen. Haben Sie z. B. den ADGCOACH im Einsatz, lassen sich mit dem Modul ADGCOACH JOB-SELECT Aufgaben priorisieren, an das Team verteilen und den aktuellen Stand per Statusanzeige überblicken.
Unplanmäßige Belastungsspitzen durch z. B. liegengebliebene Aufgaben lassen sich so vermeiden. Im besten Fall profitiert die Apotheke auch monetär: z. B. von Erstattungen, wenn die Rücksendung von Verfallartikeln rechtzeitig erfolgt.
Aufgaben rund um die Rabattvertragsänderungen lassen sich mit ADGCOACH RX-CONTROL organisieren. Wie etwa die rechtzeitige Bestellung neue hinzugekommener und die Rücksendung der aus dem Vertrag gefallenen Artikel. Spätestens dann haben sich die geringen Kosten für den ADGCOACH schnell amortisiert.
3. Auf Expertise von außen setzen
Eine ganze Reihe von Handelsexperten sagt: Daten sind das Gold der Zukunft. Blickt man genauer hin, dann verfügt die Apotheke in ihrem Warenwirtschaftssystem tatsächlich über einen Schatz – den allerdings immer noch nicht alle heben.
Wie soll das gehen, wenn an allen Ecken und Enden Personal fehlt? Da ist man froh, wenn man die täglichen Aufgaben bewältigt bekommt. Hier lohnt sich die Zusammenarbeit mit Experten.
Anstatt sich regelmäßig selbst in die Kennzahlen reinzufuchsen, hilft z. B. der persönliche Berater vom ADGCOACH dabei, diese auszuwerten und Handlungsempfehlungen für das Apotheken-Team abzuleiten. So ist es auch mit geringem (Personal-)Aufwand möglich, die eigene Apotheke kontinuierlich zu verbessern.
Sinnstiftende Arbeit motiviert
Gleichzeitig schaffen die oben genannten Punkte Freiräume für andere Aufgaben, bei denen der Mensch gefragt ist – der mitfühlt, mitdenkt und kreativ sein kann. Sei es im Rahmen der pharmazeutischen Dienstleistungen, die Umsetzung Marketingaktionen oder der Ausarbeitung von Preisstrategien. Besteht die Arbeit in der Apotheke aus weitestgehend sinnstiftenden Tätigkeiten, kann die Loyalität zum Arbeitgeber fördern und zugleich erfüllender sein, als ein gut bezahlter Job, der keinen Spaß macht.
Jede Krise ist auch eine Chance
Der Fachkräftemangel in der Apotheke ist eine Situation, die uns noch lange beschäftigen wird. Mit den Babyboomern geht jetzt eine Generation in Rente, die die Lücke noch vergrößern wird. Jetzt sind intelligente und vor allem individuelle Lösungen gefragt. Mit dem modularen Konzept der ADG kann die Apothekenleitung eine für ihre Apotheke maßgeschneiderte Lösung entwickeln, die intelligente Konzepte möglich macht. Statt Prozesse abzuarbeiten, die genauso gut und genauso einfach digital ablaufen, können wertvolle Mitarbeitende etwa in Teilzeit für Beratungstätigkeiten eingesetzt werden.
Mit der ADG weiß man, wie das geht.
* https://www.wsi.de/fpdf/HBS-008345/p_wsi_report_76_2022.pdf
Fachkräftemangel: Das sind die Gründe - PTA IN LOVE (pta-in-love.de)
